Tietosuojaseloste

VALO-VALMENNUSYHDISTYKSEN TIETOSUOJASELOSTE ASIAKASTIEDOISTA

Rekisterinpitäjä

Valo-Valmennusyhdistys ry (Y-tunnus 2797994-1)
Vehnämyllynkatu 4, 33100 Tampere

Tietosuojavastaava ja yhteystiedot

Anni-Leena Kumlander
lelle.kumlander@valo-valmennus.fi, p. 040 734 9275

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja tietojen käsittelyn peruste

Asiakkaiden henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tukea Valo-Valmennusyhdistyksen asiakastyötä – palvelun toteuttamista, suunnittelua ja kehittämistä. Tietoja voidaan käyttää sekä yksittäisten henkilöiden asiakassuhteen toteuttamisessa ja palvelusuunnitelman laatimisessa että yleisemmin eri palvelutoimenpiteiden pidemmän aikavälin suunnittelussa ja toiminnan arvioinnissa. Tietoja voidaan käyttää myös raportointiin, tilastointiin, laskutukseen ja maksusuorituksiin.

Tietojen käsittelyn perusteena on asiakkaan suostumus ja lakisääteinen velvoite. Erityisiä henkilötietoja käsitellään asiakkaan nimenomaisella suostumuksella.

Keskeinen lainsäädäntö:

  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
  • Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 2007/159
  • Laki yksityisistä sosiaalipalveluista 2011/922
  • Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 1992/785
  • Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 2015/214
  • Laki Kansaneläkelaitoksen kuntoutusetuuksista ja kuntoutusrahaetuuksista 2005/566
  • Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 2009/298

Tietolähteet

Asiakkaasta kerättävät tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään. Tiedot kerätään asiakkaan alkuhaastattelussa ja tietoja päivitetään palvelujen toteuttamisen yhteydessä. Asiakastietoja voidaan joissain tapauksissa saada myös viranomaisilta. Asiakkaalla on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot (ks. kohta 10).

Kerättävät tiedot

Rekisteri sisältää muun muassa seuraavat tiedot:

Asiakasrekisterin sisältää muun muassa seuraavia tietoja:

  1. Perustiedot
    Nimi, Sähköpostiosoite, Postiosoite, Puhelinnumero, Henkilötunnus, Syntymäaika, Kansalaisuus, Siviilisääty, Äidinkieli, Pankkitili
  2. Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot
    Asiakkuuden alkamispäivämäärä, Asiakkuuden päättymispäivämäärä, Osallistumistiedot eri Valo-Valmennusyhdistyksen yksiköiden palveluihin, Tiedot suunnitelmista ja palvelujen toteutumisesta, Läsnäolotiedot, Asiakaskohtaiset muistiot ja lisätiedot
  3. Muut tiedot
    Tiedot asiakkaan perhetaustasta ja kotitaloudesta, Tietoja asiakkaan käyttämistä sosiaali-, terveys- ja työvoimapalveluista, Tietoja asiakkaan koulutustaustasta, Tietoja asiakkaan työhistoriasta, Tietoja asiakkaan päihdehistoriasta, Tietoja asiakkaan rangaistushistoriasta, Tietoja asiakkaan terveydentilasta, Asiakkaan antamia itsearviointitietoja
  4. Laskutukseen ja maksatukseen liittyvät tiedot:
    Vuokranmaksutiedot, Asumis- ja toimeentulotuen maksutiedot, Maksuhäiriöt

Henkilötietojen käsittelijät ja tietojen suojaamisen yleiset periaatteet

Asiakasrekisteriin tallennettavat asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Jokainen tietoja käsittelevä henkilö allekirjoittaa salassapitosopimuksen tietojen käsittelystä.

Henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, joiden työtehtävien kannalta käsittely on tarpeellista. Sähköinen asiakastietojärjestelmä sisältää oman käyttäjätunnistejärjestelmän. Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain niihin oikeutetun työntekijän, työharjoittelijan tai alihankkijan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Pääsy on suojattu sekä teknisin että organisatorisin keinoin. Kun henkilö ei enää tarvitse käyttöoikeuksia asiakashallintajärjestelmä, poistetaan henkilön tunnus. Asiakastietojen käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.

Mahdolliset asiakastyön yhteydessä syntyvät, asiakkaita koskevat asiakirjat ja niiden sisältämät arkaluonteiset, luottamukselliset ja salassa pidettävät tiedot säilytetään lukitussa, tälle tarkoitukselle nimenomaisesti varatussa tilassa
Valo-Valmennusyhdistyksen henkilöstö on koulutettu ja koulutetaan jatkuvasti huolehtimaan asiakkaidensa tietosuojasta.

Ulkopuolisten tahojen (esimerkiksi järjestelmätoimittajat), joilla on pääsy asiakastietoihin, kanssa on tehty sopimukset tietojen käsittelystä lain edellyttämällä tavalla.

Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset

Pääsääntöisesti asiakastietoja ei luovuteta edelleen.

Poikkeuksena tietojen luovuttamiseen on rahoitukseen ja palvelutoimintaan liittyvät, tilintarkastuksen tai hankerahoitustarkastuksen yhteydessä asianomaisille viranomaisille tehtävät tietojen luovutukset. Viranomaisia voivat olla esimerkiksi ELY-keskukset, Työ- ja elinkeinoministeriö, Oikeusministeriö ja Rikosseuraamuslaitos, kunnat ja kaupungit, joiden kanssa Valo-Valmennusyhdistyksellä on sopimus palvelun tuottamisesta.

Tietojen siirto tai luovutus EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n, Euroopan talousalueen tai Euroopan komission toteamien riittävän tietosuojatason maiden ulkopuolelle, ellei riittävästä tietosuojan tasosta ole varmistuttu sopimuksin tai muutoin lain edellyttämällä tavalla.

Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Tämän jälkeen henkilötiedot joko poistetaan tai anonymisoidaan.

Noudatamme henkilötietojen säilyttämisessä lakisääteisiä velvoitteita.

Asiakkaan oikeudet

Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. Joissain tapauksissa tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tiedot antaa tietosuojavastaava tai hänen siihen nimeämä henkilö. Tarkastusoikeuden käyttäminen on kerran vuodessa maksutonta.

Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä asiakasrekisterissä oleva, käyttötarkoituksen kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Asiakkaalla on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun asiakas odottaa Valo-Valmennusyhdistyksen vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Korjauspyyntö, käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö tai pyyntö poistaa tiedot tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan 11 mukaisesti. Asiakkaan tulee todistaa henkilöllisyytensä luotettavalla tavalla.

Mikäli asiakkaan vaatimus on oikeutettu, asiakasrekisteriin tehdään korjaukset ja mahdolliset toimenpiteet käsittelyn rajoittamiseksi.

Pyynnöt käsitellään aina tapauskohtaisesti. Mikäli Valo-Valmennusyhdistyksellä on lainsäädäntöön perustuva velvoite tai oikeus säilyttää tiettyjä tietoja, niitä ei voi poistaa.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa asiakkaan tulee ottaa yhteyttä Valo-Valmennusydistykseen postitse osoitteeseen: Valo-Valmennusyhdistys ry / Asiakasrekisteri, Vehnämyllynkatu 4, 33560 Tampere. Asiakasta voidaan tarvittaessa pyytää täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja asiakkaan henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

Sivuilla käytettävät evästeet

Evästeet ovat vierailtujen verkkosivustojen luomia tekstitiedostoja. Ne helpottavat verkossa liikkumistasi tallentamalla selaustietoja. Evästeiden avulla sivustot voivat pitää sinut mm. sisäänkirjautuneena, muistaa asetuksesi ja antaa sinulle yksilöityä tietoa. Halutessaan evästeet voi poistaa käytöstä selaimen asetuksista. Käyttämällä sivustoa hyväksyt seuraavien evästeiden käytön.

Google Analytics

Käytämme Google Analytics -kävijäseurantatyökalua kerätäksemme tietoa siitä miten käyttäjät liikkuvat sivustolla. Analytics tallentaa tietoa mm. selaamistasi sivuista, vierailuajoista sekä käytetyistä laitteista. Kerättyjen tietojen tarkoituksena on parantaa käyttäjäkokemusta.

Google Analytics kerää kävijätietoja anonyymisti.